ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Рогатинського районного суду

Івано-Франківської області

від 13 листопада  2017 року

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу  в Рогатинському районному суді Івано-Франківської області

 

І. Загальні положення

 

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Рогатинського районного суду Івано-Франківської області (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затверджене рішенням Ради суддів України  від 26 листопада 2010 року №30 (у редакції рішення Ради суддів України 02.04.2015 р. № 25) із останніми змінами, внесеними рішеннями Ради суддів України від 15 вересня 2016 року № 58, Інструкції з діловодства  у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді  АР Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженою наказом ДСА України від 17.12.2013 №173 (далі – Інструкція).

Засади визначають порядок функціонування  автоматизованої системи документообігу в Рогатинському районому суді Івано-Франківської області з використанням комп'ютерної програми «Д-3», розробленої адміністратором автоматизованої системи для загальних судів ( далі - автоматизована система документообігу суду або АСДС ).

 

1.2.      Особливості використання автоматизованої системи.

 

1.2.1.   Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями, визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

 

1.2.2.   Збори суддів Рогатинського районного суду Івано-Франківської області мають визначені Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку використання автоматизованої системи.

У разі внесення змін до Засад збори суддів Рогатинського районного суду Івано-Франківської області рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше наступного робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 

ІІ Порядок функціонування автоматизованої системи

 

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів.

 

2.1.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї  визначаються на підставі наказів голови суду або керівника апарату суду.

 

2.1.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст з інформаційних технологій суду (технічний адміністратор).

 

2.1.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

 

2.1.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положенням) інформацію.

 

2.1.5. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

 

2.1.6. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст з інформаційних технологій суду (технічний адміністратор).

2.1.7. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

           

            2.1.8. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

 

2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

 

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об'єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду, із зазначенням причин встановлення такого терміну.

 

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

 

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

 

2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код  Рогатинського районного суду Івано-Франківської області (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 349/111/17.

 

2.2.5. Автоматизованою системою автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства  суду. Цей номер містить:  індекс судової справи (згідно Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ №173 від 17 грудня 2013 року), код  Рогатинського районного суду Івано-Франківської області, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації. Наприклад: 1-кп/349/111/17.

 

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається  із зазначенням номера за порядком та  через дріб  єдиного унікального номера судової справи.

- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера за порядком, із зазначенням через дріб номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали,  і через дріб - поточного року.

 

2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

 

2.3. Розподіл судових справ між суддями

 

2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Проведення автоматичного розподілу справ чи повторного автоматичного розподілу справ не в день їх реєстрації у зв’язку з великим навантаженням надходження справ та документів у наступний робочий день можливе лише на підставі письмового розпорядження керівника апарату суду, виданого відповідно до акту комісії Рогатинського районного суду Івано-Франківської області, створеної відповідно до наказу голови суду, з яким відповідальний працівник апарату суду повинен бути ознайомлений під підпис.

Відключення від статистичного звіту обліково-статистичних карток на справи різних категорій у випадку об’єднання справ в одне провадження; приєднання зустрічного позову; помилкового заведення справи; згідно п. 1 ст. 319 КПК України після заміни судді у кримінальному провадженні, коли судовий розгляд розпочинається спочатку та інше, можливе лише на підставі письмового розпорядження керівника апарату суду, з яким відповідальні працівники апарату суду повинні бути ознайомлені під підпис.

 

2.3.2. Визначення судді для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

            - пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ з урахуванням  Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

            2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять днів,  до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

            - за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя  тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

 

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя  тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.3.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження, здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

 

 2.3.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3  Положення та  відповідно до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

 

2.3.6. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:

 

К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД,

 

де:

 

К_Н - коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;

 

Сума (Вага_Судової_Справи) - розраховується як сума ваги кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;

 

Вага_Судової_Справи - розраховується для кожної судової справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:

 

К_СКЛАДН * К_ФУС / К_АДМІН,

 

де:

 

К_СКЛАДН - коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу (повинен бути більше 0);

 

К_ФУС - коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи;

 

К_АДМІН - коефіцієнт адміністративних посад - коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи (повинен бути в межах від 0,4 до 1);

 

КтРД - кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.

 

            2.3.7. З метою забезпечення умов для виконання як обов’язків судді, так і обов’язків за адміністративними посадами, враховуючи час, який витрачається на вирішення адміністративних питань, затвердити та ввести в дію з 13 листопада 2017 року таблицю відсотків справ, що підлягають розгляду суддею у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя  (додаток 1).

           

2.3.8.Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

2.3.9. Копія табеля обліку використання робочого часу,  що складається для виплати заробітної плати, вноситься керівником апарату суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

 

2.3.10. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3  Положення, не допускається.

 

Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу

судових справ між суддями суду

 

2.3.11. Збори суддів Рогатинського районного суду Івано-Франківської області мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

Суддями, уповноваженими  на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх  осіб обрано суддів: Могилу Р.Г.,Лошак О.О.  ( протокол зборів суддів Рогатинського районного суду Івано-Франківської області  № 8 від 10.10.2016 року на термін з 10.10.2016 по 09.10.2019 роки включно )

 

2.3.12. Слідчими суддями, які уповноважені на здійснення повноважень із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні,  обрані судді: Могила Р.Г., Лошак О.О., Рибій М.Г. ( протокол зборів суддів Рогатинського районного суду Івано-Франківської області  № 17 від 24.11.2015 року на термін з 24.11.2015 по 23.11.2018 роки включно).

 

2.3.13. Збори суддів Рогатинського районного суду Івано-Франківської області мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п'ять робочих днів, згідно з вимогами пункту 2.3 Положення про АСДС та в порядку черговості між суддями: Могила Р.Г., Лошак О.О., Рибій М.Г.;

- які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;

- які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки.

           

            2.3.14. Збори суддів Рогатинського районного суду Івано-Франківської області мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.

 

2.3.15. Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

2.3.16. Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

2.3.17. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

2.3.18. Зміни до налаштувань автоматизованої системи вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів цього суду.

2.3.19. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

Збори суддів можуть визначити склади постійно-діючих колегій суддів.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

2.3.20. Автоматизований розподіл судових справ між суддями  здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів в тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматичного розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

Автоматизований розподіл судових справ для розгляду яких не встановлено  спеціалізацію суддів здійснюється між усіма суддями.

 

2.3.21. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

 

2.3.22. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя із числа всіх суддів.

Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів з числа всіх суддів суду.

Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді – члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії ( призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді – члена колегії суддів здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі розпорядження керівника апарату суду виходячи із судового рішення про задоволення відводу (самовідводу).

 

2.3.23. Автоматизований розподіл судових справ, пов'язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

 

2.3.24. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об'єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог  Положення.

 

2.3.25. Електронні примірники наказів про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді, про відпустку судді, службові записки працівників суду щодо перебування судді в нарадчій кімнаті, на лікарняному тощо  вносяться відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказів автоматично блокується автоматизованою системою.

 

2.3.26. При об'єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

 

2.3.27. Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об'єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України ( у випадку якщо на розгляд суду надійшли матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої цим судом вже здійснюється судове провадження, воно передається складу суду, що його здійснює, для вирішення питання про їх об’єднання).

Не підлягають автоматизованому розподілу зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду.

Не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

 

2.3.28. У разі роз'єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз'єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

 

2.3.29. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

2.3.30. У разі розгляду судової справи колегією суддів до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді (судді-доповідача).

2.3.31. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення про АСДС. 

Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

 

2.3.32. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

 

Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

 

2.3.33. У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Визначення слідчого судді

 

            2.3.34. Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів та не може бути меншою 2 суддів.

2.3.35. Слідчий суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу судових справ між суддями, з урахуванням положень п.2.3.13 Засад.

Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному автоматизованою системою документообігу суду  слідчому судді.

У разі неможливості виконання раніше визначеним слідчим суддею своїх  обов’язків (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, знаходження у нарадчій кімнаті тощо),  такі клопотання та скарги передаються на розгляд слідчого судді, визначеного на загальних підставах  автоматизованою системою документообігу суду.

У разі задоволення відводу або самовідводу слідчого судді розподіл  судової справи здійснюється автоматизованою системою на підставі розпорядження керівника апарату суду виходячи із судового рішення про задоволення відводу (самовідводу). Слідчий суддя визначається автоматизованою системою документообігу суду із загального списку слідчих суддів.

 

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи

раніше визначеному у судовій справі судді

 

2.3.36. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи,  передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, ухвалу якого скасовано чи у провадженні якого перебувала або перебуває судова справа.

 

2.3.37. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, повернення судового збору;

            - судові справи, що надійшли для вирішення питання про роз'яснення судового рішення;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368 - 373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259 - 264, 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України , розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України ;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день.

- судові справи про адміністративні правопорушення, які надійшли до суду після належного оформлення;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

 

2.3.38. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

Якщо клопотання чи скарги по одному кримінальному провадженню розглядали декілька слідчих суддів – нові клопотання та скарги по цьому провадженню передаються слідчому судді, який перший за часом був визначений у кримінальному провадженні.

 

2.3.39. У разі роз'єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

 

2.3.40. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді  у випадках, передбачених підпунктами 2.3.3. Засад,  судові справи та матеріали, перелічені в п.п.2.3.37 підлягають автоматизованому розподілу, крім справ:

- про перегляд заочного рішення;

- для вирішення питання про прийняття додаткового рішення, роз’яснення судового рішення, виправлення описок та помилок, повернення судового збору;

- про скасування заходів забезпечення позову;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- справ, які надійшли після скасування в апеляційному або касаційному порядку ухвал про залишення заяви без розгляду, про відмову у відкритті провадженні, повернення позовної заяви.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трьохрічного віку, закінчення повноважень судді, звільнення )  судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

 

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

2.3.41.  Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках, визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, в порядку, визначеному п.п.2.3.4, 2.3.22 цих засад.

 

2.3.42. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

 

2.3.43. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.34 Засад, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3  Засад.

 

            2.3.44. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки головуючого судді на період, що не призводить до порушення строків вирішення справи, у випадках, передбачених підпунктами 2.3.36 - 2.3.37 пункту 2.3 Положення про АСДС, повторний автоматизований  розподіл не проводиться.

            2.3.45. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

2.3.46. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями.

 

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

 

2.3.47. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

 

2.3.48. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.47 Засад обставин.

 

2.3.49. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.47. Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду або особи, яка виконує його обов’язки,  згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів

 

2.3.50. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.47. Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.3.51. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.24. Засад,  автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

 

2.3.52. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог  Положення та Засад.

 2.4. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

 

2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа канцелярії суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді

2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої  системи.

 

2.5. Визначення присяжних у випадках,

визначених Кримінальним процесуальним кодексом України

 

2.5.1. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.

 

2.5.2. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

 

2.5.3. У разі неможливості виконання основним присяжним своїх обов'язків або у разі його відводу (самовідводу) до участі у судовому провадженні залучаються запасні присяжні.

Основні присяжні визначаються автоматизованою системою із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа запасних присяжних.

 

2.5.4. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору, з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.

Загальна кількість присяжних, має бути не меншою семи осіб з урахуванням кількості основних присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою із списку присяжних,  добираються основні присяжні та визначаються два запасних присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

 

 

2.6. Визначення присяжних у випадках,

визначених Цивільним процесуальним кодексом України

 

2.6.1. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.

Автоматичне визначення присяжних здійснюється в порядку черговості внесення до автоматизованої системи списку присяжних, затвердженого відповідною місцевою (обласною) радою, та з урахуванням кількості днів, проведених в судових засіданнях.

 

2.6.2. Не підлягають включенню до списку присяжних, а у разі потрапляння до нього підлягають увільненню, громадяни відповідно до вимог статей 65 - 66 Закону України "Про судоустрій та статус суддів" .

 

2.6.3. За наявності підстав, які унеможливлюють виконання присяжним своїх обов’язків (знаходження у тривалому відрядженні, на тривалому лікарняному, тощо),  питання про повторний розподіл присяжного в конкретній справі вирішується керівником апарату суду, за вмотивованою  службовою запискою головуючого по справі судді до початку розгляду справи.

За результатами розгляду службової записки судді керівником апарату суду, виноситься  відповідне Розпорядження та  відповідальним працівником канцелярії суду здійснюється автоматичне визначення іншого присяжного.

 

2.7. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо

набрання судовим рішенням законної сили

 

2.7.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов'язків.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов'язків або головуючим суддею.

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

 

2.7.2. У суді  до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні - не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

- у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

 

2.8. Надання інформації про стан розгляду судових справ

 

2.8.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом та їх розгляду.

 

2.8.2. Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 Засад.

 

2.8.3. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень" .

 

2.8.4. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

 

2.8.5. На веб-порталі судової влади України (веб-сайті суду) щоденно оприлюднюється така інформація:

- список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи), форма судочинства;

- список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду).

- список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

- інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи).

 Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

 

2.9. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів,

виготовлених у суді

 

2.9.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до  Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

 У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

2.9.2. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

 

  2.10. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

2.10.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються суддями, що їх ухвалили до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

 

2.10.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

 

2.11. Підготовка статистичних даних

 

2.11.1. Автоматизована система забезпечує:

- введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

- формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

- зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

- формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

- передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

- від  суду до територіального управління ДСА України в Івано-Франківській області;

- від суду до ДСА України та судів вищих інстанцій;

- формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

 

2.11.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.

Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

ІІІ. Забезпечення безпеки автоматизованої системи

та моніторинг її функціонування

 

3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

 

3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

 

3.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суд надсилає до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

 

3.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в суді є обов'язковим до виконання.

 

3.5. Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

 

3.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

 

IV.Прикінцеві та перехідні положення

 

4.1. Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження Зборами судів Рогатинського районного суду Івано-Франківської області та діють до їх скасування або викладення в іншій редакції.

 

 

                                                                                                             Додаток 1

 

Таблиця відсотків справ, що підлягають розподілу суддям

Рогатинського районного суду Івано-Франківської області

 

№ з/п	Повноваження	Відсоток (%)
1	Голова суду	80
2	В.о голови суду	80
3	Суддя	100